قرارداد نمایندگی

عناوین مواد رایج در قراردادهای نمایندگی

• موضوع قرارداد

این عناوین می تواند مواردی چون انجام کليه امور بازاريابي، توزیع، فروش، نصب و اجرا، ارائه خدمات پس از فروش کليه محصولات، وصول مطالبات باشد.

• مدت قرارداد

مدت قرارداد نمایندگی باید به گونه ای باشد که هم اعطاکننده نمایندگی بتواند، درصورت عدم حسن ایفای تعهدات نمایندگی از سوی نماینده بتواند قرارداد نمایندگی را فسخ کند و هم اینکه مدت قرارداد به صورتی باشد که نماینده انگیزه و رغبت کافی را برای اخذ نمایندگی پیدا کند. اگر نمایندگی برای مدت کوتاهی باشد، نماینده نمی تواند برای ایجاد شبکه بازاریابی و فروش محصولات تولیدکننده سرمایه گذاری نماید. این اطمینان برای نماینده حاصل نخواهد شد؛ مگر حداقل مدت نمایندگی طبق عرف تجاری مربوطه به نماینده داده شده باشد.

• منطقه تحت پوشش فروش

نماینده قاعدتاً به دنبال دراختیار گرفتن محدوده جغرافیایی بیشتری برای ایجاد شبکه خود می باشد اما تولیدکننده باید این محدوده را به تدریج به نماینده واگذار کند. 

• انحصار یا عدم انحصار

یکی از چالشهای اساسی در ذیل قراردادهای نمایندگی این است که آیا تولید کننده می تواند در یک محدوده چندین نماینده داشته باشد؟ اگر اینگونه باشد، تداخل امر بازاریابی یا فروش رخ نمی دهد؟ آیا نماینده قبول می کند که به صورت غیرانحصاری فعالیت نماید؟ همه این سوالات طرفین قرارداد را به این امر می رساند که در خصوص انحصاری یا غیرانحصاری بودن نمایندگی با یکدیگر مذاکره نمایند. بدیهی است که تولیدکننده نمی تواند در وهله اول به نماینده اعتماد کرده و نمایندگی انحصاری را به وی اعطا نماید. تحقق این موضوع مستلزم گذشت زمان و ایجاد اعتماد بین طرفین است. بنابراین پیشنهاد بر اینست که در جاییکه مطمئن از نماینده خود نیستید، انحصاری بودن نمایندگی را به صورت تدریجی و منطقه بندی شده و مرحله بندی شده به نماینده واگذار نمایید.

• تعهدات نماینده
  • تعهد اصلی نماینده این است که حقوق و مصلحت تولیدکننده را در امر بازاریابی و فروش به طور کامل رعایت نموده و حقوق مادی و معنوی وی را حفظ کند. 
  • تبلیغات جهت فروش محصولات تولیدکننده.
  • ایجاد شبکه فروش و خدمات پس از فروش هوشمند و پاسخگو.
  • ارائه گزارشات فروش ماهانه یا چند ماه یکبار.
  • مدیریت شکایت مشتریان.
  • ایجاد سیستم نرم افزاری فروش محصول یا پشتیبانی محصول.
  • مدیریت و راهبری مسوولیت فنی کار
  • ارائه اطلاعات بازار ایجاد شده به تولیدکننده
  • حفظ اسرار تجاری تولیدکننده.
  • عدم رقابت با محصول تولیدی تولیدکننده
  • عدم نمایندگی کردن از محصولات مشابه تولیدکنندگان دیگر به صورت همزمان.
  • تضمین حداقل فروش در ماه یا چند ماه.
  • مدیریت مالی تسویه حسابها با مشتریان و وصول مطالبات.
  • عودت اسناد، مدارک و اطلاعات تولیدکننده در صورت فسخ قرارداد یا خاتمه همکاری با نماینده.
  • عدم انتقال اطلاعات مکتسبه از تولیدکننده به اشخاص ثالث، حتی پس از خاتمه همکاری
• مبلغ فروش کالا یا خدمات

تولید کننده باید لیستی از کالاها و خدمات و نیز نرخ واحد هرکدام را دراختیار نماینده قرار داده و نحوه قیمت دهی به مشتریان را درقالب یک دستورالعمل ابلاغ نماید. ضمن اینکه اگر در یک معامله ای اقتضا برای تخفیف یا فروش اقساطی وجود داشته باشد، باید نحوه تخفیف دهی یا تعیین اقساط نیز در این دستورالعمل منعکس شده باشد. این لیست قیمت می تواند وقت به وقت تغییر یابد. تولیدکننده باید بموقع لیست قیمت جدید را ابلاغ نماید.

• حق الزحمه نماینده

حق الزحمه نماینده به دو صورت قابل تعیین است:

یکی به صورت درصدی از مبلغ فروش کالا: در این حالت، نماینده در هر ماه صورت وضعیت میزان فروش محصول را به تولیدکننده ارائه داده و بر این اساس تولید کننده درصدی از مبلغ فروش را به عنوان کامزد به وی پرداخت می نماید.

دوم به صورت درصدی از سود حاصل از فروش محصول: در این حالت تولیدکننده با نماینده توافق می نماید که به ازای فروش هر محصول باید حداقل X تومان به تولیدکننده بپردازد. مابقی مبلغ مازاد فروش محصول متعلق به نماینده خواهد بود. یا درج می گردد که حداقل قیمت قابل پرداخت از سوی نماینده به تولیدکننده بابت هر محصول X تومان است. هر مبلغی مازاد بر این مبلغ به صورت ... درصد متعلق به تولیدکننده و .... درصد متعلق به نماینده محاسبه و تسویه می گردد.

• تعهدات کارفرما
  • پرداخت بموقع حق الزحمه نماینده.
  • ارائه اقلام تبلیغاتی به نماینده.
  • تولید و تحویل بموقع کالا به نماینده.
  • پشتیبانی از خدمات پس از فروش کالا.
  • ارجاع کلیه مشتریان محدوده ارجاعی به نماینده به وی و عدم معامله مستقیم با مشتریان آن حوزه.
  • معرفی نماینده به ارگانها و سازمانهای مورد درخواست.
• تضمین قرارداد

معمولا نماینده بابت تضمین انجام درست تعهدات قراردادی خود تضمینی را دراختیار تولیدکننده قرار می دهد. این تضمین می تواند به صورت چک، سفته یا رهن ملک باشد. میزان تضمین هم بستگی به مورد دارد و نمی توان حداقل مبلغی را برای میزان آن درنظر گرفت.

طبق موازین حقوقی و ثبتی سه نوع از نمایندگی وجود دارد که عبارتند از:

الف- نمایندگی قراردادی (غیر ثبتی):

بموجب یک قرارداد نمایندگی که توصیف آن در قسمت بالا گفته شد، شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان نماینده انتخاب می گردد.

ب- نمایندگی قانونی یا ثبتی

شخص حقیقی یا حقوقی مستقل مقیم ایران براساس قرارداد نمایندگی انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت خارجی را برعهده می گیرد. شخصیتی مستقل دارد و مسئولیت حقوقی نماینده برعهده خودش می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت نمایندگی برابر آخرین مصوبات و قوانین داخلی به شرح زیر است:

• 1 - گواهی ثبت شرکت خارجی.
• 2 - اساسنامه شرکت.
• 3 - آخرین تغییرات شرکت (در صورتی که تغییراتی در شرکت اصلی ایجاد شده باشد).
• 4 - آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت.
• 5 - ارائه تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی.
• 6 - کپی شناسنامه و کارت ملی (درصورتی که نماینده شخص حقیقی باشد) و کپی مدارک ثبتی شامل روزنامه رسمی، اساسنامه، آخرین تغییرات ( در صورتی که شخصی حقوقی باشد).
• 7 - گزارش فعالیتهای شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
•  8 - معرفی وزارتخانه ذیربط.

گزارش حسابرسی:

گزارش فعالیت نمایندگی در ایران باید همراه با صورتهای مالی حسابرسی شده ظرف مدت 4 ماه پس از پایان سال مالی به دستگاههای ذیربط ارسال شود.

اداره امور:

اداره امور نمایندگی ثبت شده باید توسط یک یا چند شخص حقیقی مقیم ایران انجام گیرد.

مالیات بر درآمد:

همانند بخش مالیات بر درآمد مندرج در ذیل بخش شعبه می باشد.

ج-شعبه رسمی

شعبه یکی از واحدهای یک شرکت است که می تواند فعالیتهای خود را به مثابه شرکت  انجام داده و حدود و اختیارات و میزان استقلال یک شبعه با موافقت شرکت اصلی به عنوان شرکت مادر تعیین می شود و مسئولیت حقوقی شعبه بر عهده شرکت مادر خواهد بود.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شعبه در ایران برابر آخرین مصوبات و قوانین داخلی به شرح زیر است:

• 1 - گواهی ثبت شرکت خارجی.
• 2 - اساسنامه شرکت.
• 3 - آخرین تغییرات شرکت (در صورتی که تغییراتی در شرکت اصلی ایجاد شده باشد).
• 4 - آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت.
• 5 - تنظیم وکالتنامه ای که طی آن به مدیر شعبه وکالت داده شده باشد که می تواند شعبه ای در ایران به ثبت برساند و حدود اختیارات مدیر شعبه نیز در وکالتنامه به تفصیل درج شده باشد.
• 6 - گزارش توجیهی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیتهای شرکت و تبیین دلایل و ضرورت ثبت شعبه در ایران، تعیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه، برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز، و نحوه تامین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور شعبه. ضمنا کلیه مدارک فوق می بایست به تأیید سفارت ایران در کشور شرکت مذکور رسیده باشد.

گزارش مالی:

بعلاوه شعبه شرکتهای خارجی در ایران موظف است هر سال گزارش سالانه شرکت اصلی مشتمل بر گزارشهای مالی حسابرسی شده توسط حسابرسان مستقل مقیم در کشور متبوع را به دستگاه ذیربط ارایه نمایند.

اداره امور:

اداره امور شعبه ثبت شده باید توسط یک یا چند شخص حقیقی مقیم ایران انجام گیرد.

مالیات بر درآمد:

طبق تبصره 2 ذیل ماده 105 قانون مالیاتهای مستقیم اشخاص حقوقی خارجی و مؤسسات مقیم خارج از ایران ... از مأخذ کل درآمد مشمول مالیاتی که از ... از فعالیت هایی که مستقیماً یا به وسیله نمایندگی از قبیل شعبه، نماینده، کارگزار و امثال آن در ایران انجام می دهند ... به نرخ مذکور در این ماده ( 25 درصد) مشمول مالیات خواهند بود . نمایندگان اشخاص و مؤسسات مذکور در ایران نسبت به درآمدهایی که به هر عنوان به حساب خود تحصیل می کنند طبق مقررات مربوط به این قانون مشمول مالیات می باشند.